Branchenerfahrung ist unsere Kompetenz

Theodor Rietmann GmbH

Autor: Thomas Kind

Die Mischung macht'

EU VO 178/2002? Klingt nicht gerade spannend. Ist es aber: Die neue europäische Verordnung regelt den kommerziellen Verkehr mit Lebensmitteln. Doch was Verbraucher schützen soll, macht vielen Firmenchefs eher Kopfschmerzen. 

Denn seit dem 20. Februar 2002 gilt das Gebot der Rückverfolgbarkeit: Wer Lebensmittel herstellt, muss den gesamten Warenstrom vom Erzeuger bis zum Endverbraucher lückenlos nachweisen können

Ein großes Problem für die technische Infrastruktur vieler Firmen. Für andere nicht mehr: Der saarländische Backmischungenhersteller Rietmann GmbH hat mit der ERP-Lösung "casyFood" seine Produktionsprozesse EU-konform und vor allem termingerecht im Griff. 
 
Ob Toast oder Sandwich, Fast Food oder Pizza, Brot oder Brötchen: Wo auch immer man ein schönes Frühstück, einen herzhaften Snack oder ein lecker belegtes Sandwich genießt - gut möglich, dass die Grundstoffe dafür aus dem Saarland  stammen. Genauer: Aus der altehrwürdigen, über 250 Jahre alten, Kapellenmühle in Saarlouis.  

Dort erfand Theodor Rietmann, Bäckermeister und Chemotechniker, 1967 seine ersten Backmischungen. Was bei Null begann, wuchs im Laufe der Zeit zu einem Familienunternehmen mit über 70 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von heute rund 20 Millionen Euro.  

Der Seniorchef ist nicht mehr aktiv; die Geschäftsführung haben seine beiden Söhne Thomas und Stefan übernommen.  
Thomas Rietmann (44) verantwortet die technische Betreuung von Großkunden, Stefan (42) das Marketing und die Platzierung von neuen Produkten und Christoph Rietmann (40) ist in der Produktion tätig. 

Das gemeinsame Ziel: Die Herstellung qualitativ hochwertiger, maßgeschneiderter Backmischungen für Industrie, Handel und Filialbäckereien. 

Auf die Schulbank 

Auf die Ausbildung der Mitarbeiter wird höchsten Wert gelegt: Ein Großteil des Personals sind Lebensmittelchemiker und -techniker, Ingenieure, Köche oder Bäckermeister. Und viele davon wurden erst einmal ein halbes Jahr nach Kansas auf die Schulbank geschickt: 

Mitten im Getreidestaat liegt das "American Institute of Baking". Dort wird gelehrt, wie moderne Backprodukte in industriellem Maßstab hergestellt werden. Zur Palette des Angebotes der Rietmann GmbH gehören heute gebrauchsfertige Backmischungen für Brote, Brötchen, feine Backwaren, Fettgebäcke und Konzeptprodukte. Industrie und Großhandel erhalten maßgeschneiderte Grundstoffe - in Großmengen, die auf die jeweiligen Produkt-  und Produktionsanforderungen genau abgestimmt werden.

I m hauseigenen Labor und der Versuchsbäckerei werden dazu Rezepturen ganz nach Kundenwunsch entwickelt. Die enge Zusammenarbeit der "Versuchsköche" mit der Produktion und den Mitarbeitern im Außendienst sorgt für optimale Ergebnisse.  

Auch die Gebinde, in denen ausgeliefert wird, werden exakt auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt - von kleinen Mengen zu 2,5 Kilogramm bis zum 1000 Kilogramm Big Bag. Beschriftung, Sackgröße, Material, Farbe sowie Art und Kennzeichnung der Umverpackung und die gewünschte Art der Paletten runden die speziell zugeschnittene Verpackung ab. "Die Mischungen werden ganz genau an die Bedürfnisse des Kunden angepasst", erzählt der Lebensmitteltechniker Thomas Rietmann.  

"Auf vier Produktionslinien verwirklichen wir den Ablauf, der dem Produkt am besten entspricht. So können Parameter wie Fördergeschwindigkeiten, Siebgrößen, Kühlen und Heizen optimal abgestimmt werden. Und natürlich wird dabei die Qualität ständig kontrolliert.“ 

Kundenspezifische Rezepturen 

Die Rohstoffe wie Enzyme, Malzmehle, Emulgatoren, Aromen, Milchprodukte, Rosinen, Getreide, Nüsse und Spezialmehle kommen aus ganz Europa. Die Mischungen für Brote und Brötchen werden an große Filialketten vertrieben, die bis zu mehreren hundert Backwarenshops betreiben. Wobei ein wesentlicher Teil des Vermarktungskonzeptes mitgeliefert wird: Wie kann man ein bestimmtes Brot an den Mann und die Frau bringen, wie es attraktiver machen? 

Über 500 verschiedene Rezepturen, davon 80% kundenspezifisch, wurden bisher im hauseigenen Labor entwickelt.  
Die Rezeptur bestimmt, was von welchen Rohstoffen in welcher Menge zusammenkommt. Anhand dieser Zielmengen kann die benötigte Produktionsmenge hochgerechnet werden.
In der Vergangenheit wurden die betrieblichen Ressourcen mit einer selbst geschriebenen Software verwaltet und gesteuert. Sie übernahmen die Ansteuerung der Maschinen sowie die Verwaltung der eigentlichen Betriebsdaten wie Rohstoffe, Rezepturen, Fertigungsvorschriften und Etikettierungen. Die eigentliche Warenwirtschaft, also Auftrag, Fakturierung, Lieferscheine und Statistik, wurde mit der Software eines Fremdherstellers gemeistert.

Anfang 2004 zeigte sich jedoch, dass das bisherige Produktionssystem nicht mehr auf der Höhe der Zeit war. Der Hauptgrund dafür war die Einführung der kompletten Nachvollziehbarkeit aller Prozesse. Welcher Bauer hat welchen Weizen mit welchem Zertifikat gebracht? Wer hat es entgegengenommen? Wer hat geprüft und wer hat welche Prüfungen wie bewertet? Anders gesagt: Welcher Bauer hat die Rohstoffe für das Brötchen geliefert? Mit dieser nun plötzlich notwendigen Chargenrückverfolgung war das Ende der Fahnenstange erreicht. 

2 Tage Workshop 

Somit war klar: Eine neue ERP-Software muss her. Aber welche? Verschiedene Systeme wurden geprüft - und verworfen. Die Zeit wurde knapp. Im September 2004 dann der erste Kontakt zu dem saarländischen Softwareunternehmen SIGMATECH, das die modulare ERP-Lösung casyFood vertreibt. 

In grundlegenden Gesprächen mit Mitarbeitern aus den Bereichen Produktion, Verwaltung, Qualitätssicherung und Entwicklung wurden Anforderungen und Lösungsmöglichkeiten definiert.  

Dann folgte ein zweitägiger Intensiv-Workshop, der dazu genutzt wurde, die Rietmann GmbH bereits als Mandanten im CASYMIR-System einzurichten. Mit einem Citrix-Client konnten dann die Verantwortlichen über Internet auf das System zugreifen und bereits mit dem Erfassen von Stammdaten beginnen. Damit war Entscheidendes schon geleistet: große Teile des Produktionsprozesses wurden so bereits mit den casyFood-Standardmodulen abgebildet. Ende September wurde der Auftrag erteilt und die nötige Hardware bestellt. Bis in den Dezember hinein dauerte die Konfiguration, die Abbildung aller notwendigen Geschäftsprozesse sowie die nötigen Schulungen der Mitarbeiter. Und das Wichtigste: Das neue System ging zum vereinbarten Termin am 1. Januar termingerecht ans Netz. 

Geschäftsführer Thomas Rietmann: "Die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Software sowie das Knowhow und Engagement der SIGMATECH-Mitarbeiter waren für uns ausschlaggebend, das System zu kaufen. Das ging alles sehr glatt und reibungslos." 

Aber waren denn keine speziellen Anpassungen notwendig? "Die waren zwar notwendig, aber auch schnell zu realisieren. Bei der SIGMATECH liegen Verkauf, Anpassung und Entwicklung eng beieinander". "Und wir können schnell reagieren", ergänzt der SIGMATECH-Prokurist Klaus-Bernhard Wagner: "Wir haben Zugriff auf den Sourcecode".  

Die Bereiche Warenwirtschaft, Auftrags- und Rechnungswesen, Lagerverwaltung und Produktion werden heute mit casyFood gesteuert. Die Einführung von casyFood im Bereich CRM ist für Mitte dieses Jahres geplant, und die nächsten Schritte - integrierte Buchhaltung und Controlling - im April 2006. 

Neue Wege in der Produktion 

Wie hat casyFood die Produktion verändert?   

Geschäftsführer Thomas Rietmann: "Es geschieht nichts mehr auf Zuruf so wie früher, sondern das System löst definierte Aktionen aus." Die eingehende Ware erhält eine Chargennummer und kommt nach einer ersten Sichtprüfung ins Quarantänelager. Sie ist nun im System erfasst, steht jedoch der Produktion noch nicht zur Verfügung. Das hauseigene Labor wird über den Wareneingang automatisch via Mail informiert und zieht eine Probe. Ist diese in Ordnung, wird das Rohstofflager informiert - ebenfalls automatisch via Mail. Damit steht das Material nun für die Disposition der Produktion zur Verfügung. Aus riesigen Silos gelangen die Rohstoffe je nach Rezeptur zum richtigen Zeitpunkt in den genau benötigten Mengen in große Behälter, in denen sie homogen vermischt werden. Danach werden sie in den gewünschten Gebinden abgepackt und auf kundenspezifischen Paletten versandt. Dabei wird die Qualität ständig kontrolliert. Kein Produkt verlässt das Haus, ohne dass ein Probebrot gebacken wurde. Anhand der Chargennummer kann jederzeit auf Knopfdruck festgestellt werden, welcher Rohstoff von wem geliefert wurde. Wie lange der Stoff wo gelagert war und welche Rezeptur zu seiner Herstellung verwendet wurde.

EAN128 

Viele ERP-Lösungen hinken beim Thema "EAN128" hinterher. Dabei hat sich das Anfang der 90er Jahre entwickelte Datenbezeichnungskonzept in Kombination mit einer sicheren Strichcodesymbologie weltweit durchgesetzt. Mit der 13-stelligen EAN können Artikel und Güter jeglicher Herkunft unternehmensübergreifend identifiziert werden – vom Wareneingang über die Produktion bis hin zum Fertigprodukt. Der EAN 128-Code kann mehr Daten als herkömmliche Strichcodes speichern. Deshalb können zusätzliche Steuerzeichen an den Barcode angekettet werden, z.B. Order- oder Auftragsnummern, Verfallsdaten und Chargengrößen. Die jetzige Software setzt durchgängig auf EAN128.  

Sie berücksichtigt alle branchenspezifischen, gesetzlichen und individuellen Anforderungen. casyFood ist somit eine integrierte, unternehmensweite Branchenlösung, worauf die Nahrungsmittelindustrie mehr als je zuvor angewiesen ist. Ein weiteres wichtiges Merkmal von casyFood ist die Mandantenfähigkeit. Somit kann auch das zweite Standbein der Rietmann-Gruppe verwaltet werden: der Nahrungsergänzungs- und Fitnessmittelhersteller Krafticus. Krafticus liefert alles, was stark macht: Fitnessbrote, Vitamine, Proteine und Mineraldrinks. 
Beide Firmen greifen auf ein Lager und einen gemeinsamen Kunden- und Interessentenstamm zu. Innerhalb weniger Monate wurde auch hier die bestehende Eigenlösung ersetzt.
 
Fazit 4 Monate nach der Umstellung: 
 
Geschäftsführer Thomas Rietmann: "Unser altes System war ganz auf eigene Zwecke zugeschnitten. Da gab es keinen Menüpunkt zu viel. Bei casyFood war einiges dabei, was erst mal abgetrennt werden musste. 

Das System brauchte zwei bis drei Monate Einarbeitung, aber jetzt funktioniert's. Das hat auch mit geänderten Abläufen zu tun. Chargen einscannen, Chargen vergeben - das gab es vorher nicht".  
Auch sei der Aufwand bei der Auftragsabwicklung viel größer geworden, was an den neuen EU-Vorschriften liegt. Thomas Rietmann: "Es sind viel mehr Daten festzuhalten als früher. Das war im ersten Anlauf ein Produktivitätsknick von zehn Prozent."
casyFood hat Rietmann in die Lage versetzt, ihre Ansprüche an Lagerführung und Chargenrückverfolgung zu erfüllen. 
Und Stefan Rietmann sieht es so: "Wir können mit einem System alle Anforderungen lösen. Der Umstellungsaufwand war erheblich. Die neuen Verordnungen haben den Produktionsablauf zum Teil wesentlich verändert. Doch mit der neuen Software können wir das leisten.  Die Zusammenarbeit war gut. Und die Software ist ein gutes Werkzeug".

Theodor Rietmann GmbH 
Grostrowstraße 1
66740 Saarlouis-Lisdorf
Tel. +49 6831 - 937-0

Autor: Thomas Kind  *  Bild-Quelle: Rietmann GmbH  *  Veröffentlicht im CheManager Juni 2005.

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