Der Dokumentenmanager dient der Verwaltung von Dokumentdateien. Er unterstützt das Erzeugen von neuen wie auch das Öffnen, Bearbeiten oder Drucken von bestehenden Dokumenten. Dokumente, die ausserhalb des Dokumentmangers erstellt wurden, können im Dokumentmanager registriert werden.

Die CASYMIR Dokumentenverwaltung löst ein Problem, welches schon in kleineren Betrieben spürbar auftritt, in mittleren und grösseren Betrieben aber erhebliche Aufwendungen und Kosten erzeugt.

Im Rahmen der fortschreitenden Computerisierung des Büros werden immer mehr Dokumente auf elektronischem Wege erzeugt, verwendet und abgelegt. Langfristige Tendenzen dieser Entwicklung zeigen auf, dass sich die Menge der elektronischen Dokumente überproportional im Laufe der Zeit vervielfältigt.

Für die Erzeugung der Dokumente werden heute vielfältige Programme eingesetzt, wobei jedes dieser Programme nur Dokumente verarbeiten kann, welche mit demselben Programm erzeugt wurden. Um ein Dokument zu öffnen, braucht man also stets das richtige, dazugehörende Programm.

Geht man davon aus, dass in einem grösseren Unternehmen die meisten Personen, welche Zugang zu einem PC haben, auch Dokumente erzeugen, so wird jede Person ihre eigenen Dokumente auf eine andere Art und Weise organisieren und ablegen. Eine Konvention für die Namensgebung und den Ort der Ablage hilft da zwar etwas weiter, ist aber keine zwingende Voraussetzung dafür, dass jederman sich daran hält. In der Folge können bestimmte Dokumente dann auch nur von der Person wieder aufgefunden werden, welche das Dokument angelegt hat, sofern diese noch den Überblick hat.

Definiert man Zugriffsrechte für jeden Benutzer oder -gruppen auf bestimmte Verzeichnisse im Netzwerk, so ist das jedesmal Sache des Systemadministrators, wenn eine Person den Zugriff auf ein Dokument benötigt, dessen Ersteller sich gerade im Urlaub befindet. Ganz zu schweigen davon, wenn sich das betreffende Dokument anstatt auf dem Netzwerkserver abgelegt zu werden auf der lokalen Harddisk des erzeugenden Benutzers befindet.

Werden dann auch mehrere Kopien von einzelnen Dokumenten angelegt, damit ein anderer Benutzer in seinem eigenen Verzeichnis schreibzugriff auf die Datei hat, so stellt sich bald mal die Frage, welches eigentlich die korrekte Version des ursprünglichen Dokumentes war, und wo diese denn abgelegt ist.

Kopplung mit CASYMIR

Jedes Dokument kann mit Kunden-, Auftrags- Lieferanten- und Adressdaten aus der CASYMIR Datenbank verknüpft werden.

Auf den Dokumentenstamm kann mit verschiedenen Such- und Filterschlüsseln zugegriffen werden. Dies ermöglicht ein sicheres und schnelles Auffinden der Dokumente.

Die Dokumentenverwaltung tritt zwar als eigenständige Applikation in Erscheinung, ist jedoch datenseitig vollständig in CASYMIR integriert. Insbesondere baut die Dokumentenvewaltung auf der Benutzer- und Mandantenverwaltung von CASYMIR auf.

Dokumentenserver

Dokumente werden mit Hilfe von Dokumentenservern erzeugt, bearbeitet und gedruckt. Jede Applikation, die einen dokumentorientierten Ansatz und die Shellextension unterstützt kann als Dokumentenserver eingesetzt werden. Beispiele für Dokumentenserver sind WinWord, WordPerfect, Excel, PowerPoint, AmiPro, und viele andere...
Die verfügbaren Dokumentenserver können in der Dokumentenverwaltung selbst konfiguriert werden. Dabei wird zwischen integrierter Serverkopplung und generischer Serverkopplung unterschieden. Bei der integrierten Serverkopplung wird ein eigens für den entsprechenden Server implementiertes Schnittstellenobjekt zur Kopplung verwendet. Integrierte Serverkopplung wird für folgende Server verwendet: WinWord, Excel, PowerPoint.

Die generische Serverkopplung verwendet die Shellextension von Windows 95/NT. Aus diesem Grund kann jede im System installierte Applikation, welche die Shellextension unterstützt, als Server verwendet werden. Jede Applikation, die ein direktes Öffnen von Dateien durch Doppelclick auf die Datei unterstützt, verwendet die Shellextension von Windows 95/NT und kann deshalb auch als Dokumentserver eingesetzt werden.

Dokumenttypen

Jedes Dokument wird einer bestimmten Klasse von Dokumenten zugeordnet, z.B. Lieferschein, Brief, Rechnung etc.. Eine Dokumentenvorlage basiert dabei auf einem Dokumentenserver und auf einer entsprechenden Vorlage. Die integrierte Serverkopplung unterstützt dabei das Erzeugen von Dokumenten, die mit Daten aus dem CASYMIR-Datenbestand automatisch aufgefüllt werden. Auf diese Weise wird es möglich, z.B. eine Briefvorlage zu erstellen, in welcher die Adresse der betreffenden Bezugsperson automatisch eingesetzt wird.

Dokumentablage / Registration / Suche

Die Dokumentenverwaltung erzwingt den Ort (Laufwerk und Pfad), an dem das Dokument gespeichert wird. Ebenso wird der Dateiname durch die Dokumentenverwaltung erzeugt. Das Erzeugen und Warten von aufwändigen und mit der Zeit unübersichtlichen Verzeichnissstrukturen entfällt.

Alle Dokumente in der Dokumentenverwaltung können mit Referenzen (aus der CASYMIR Datenbank) und Stichworten versehen werden, welche später ein einfaches Auffinden aufgrund einer Datenbankrecherche ermöglichen.

Für jeden Mandant erfolgt die Ablage in einem separaten Verzeichis.

Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt nur noch über den Dokumentmanager. Dabei werden Dokumente, welche mit durch die integrierte Serverkopplung erstellt werden, automatisch in chiffrierter Form abgelegt. Dies verhindert in Kombination mit der Rechteverwaltung unerlaubten Zugriff auf effiziente und einfache Art.

Der Zugriff auf die Dokumentenverwaltung selbst, die Dokumente und alle Objekte des Dokumentmanagers können mit einer leistungsfähigen Rechteverwaltung eingeschränkt werden. Es lassen sich Rechte für das Öffnen, Bearbeiten, Lesen und Verwalten pro Benutzergruppe, Benutzer und pro Dokument einstellen.